Registre de prêt de matériel
Qui a emprunté quoi, quand, dans quel état, et si c'est revenu : une feuille punaisée dans le local vaut mieux qu'un fichier que personne n'ouvre.
| Sortie | Emprunteur | Matériel | Qté | État au départ | Retour | Visa |
|---|---|---|---|---|---|---|
Le matériel ne se perd pas, il ne revient pas
Dans une association, la sono, les tables et la remorque circulent d'un événement à l'autre. Ce qui manque n'est presque jamais volé : c'est resté dans un coffre, chez quelqu'un qui a oublié, et personne ne sait chez qui.
Une ligne au moment où ça sort
Le registre ne vaut que s'il est rempli au moment de la sortie, pas le lendemain de mémoire. C'est pour cela qu'il est punaisé dans le local, avec un stylo attaché : le geste doit coûter dix secondes, sinon il n'a pas lieu.
La date de retour reste vide jusqu'au retour effectif. Une ligne dont la colonne de droite est vide depuis trois semaines saute aux yeux, ce qu'aucun tableur partagé n'a jamais réussi à faire.
Noter l'état, pas la confiance
La colonne « état au départ » n'est pas un soupçon : elle protège l'emprunteur autant que l'association. Sans elle, la rayure sur l'enceinte est toujours arrivée pendant le dernier prêt, et la discussion tourne à la parole contre la parole.
Deux mots suffisent — « complet », « pied fendu », « câble manquant ». Le détail utile est celui qu'on pourra vérifier au retour, pas la description exhaustive d'un objet que tout le monde connaît.
La caution, quand elle sert
Un chèque de caution non encaissé, rendu au retour, règle la plupart des négligences sans jamais être débité. Il transforme un prêt informel en engagement, ce qui suffit à faire revenir le matériel à la date prévue.
Notez le montant et le numéro dans la colonne, et rendez le chèque contre le visa de retour. Un chèque de caution qui traîne dans un tiroir six mois après le prêt est un litige qui attend son heure.
Ce que le registre évite
Au moment de l'assemblée générale, l'inventaire se fait en lisant la colonne des retours plutôt qu'en fouillant le local. Les lignes sans retour sont la liste des relances à passer, et elle tient sur un post-it.
Pour l'assurance aussi, une trace écrite de qui détenait quoi et quand change tout en cas de sinistre. Un matériel prêté sans registre est un matériel dont la couverture se discute.
Questions fréquentes
- Combien de lignes le registre contient-il ?
- Autant que la page en porte, une quinzaine en format paysage. Quand la feuille est pleine, on l'archive et on en imprime une autre : c'est aussi ce qui donne un historique daté.
- Faut-il une feuille par type de matériel ?
- Pas nécessairement. Une feuille par local suffit dans la plupart des cas ; réservez une feuille dédiée au matériel coûteux ou soumis à caution, dont les mouvements méritent d'être isolés.
- Pourquoi le format paysage ?
- Parce qu'une ligne de prêt porte huit informations. En portrait, la colonne du matériel devient trop étroite pour écrire autre chose qu'une abréviation que personne ne relira.
- Le registre remplace-t-il une convention de prêt ?
- Non. Pour un prêt à une autre association ou à une commune, un écrit signé reste préférable. Le registre suit les mouvements du quotidien, entre membres, là où une convention serait disproportionnée.