Feuille de buvette
Les tarifs sont affichés, les ventes se comptent en bâtons, et la caisse se relève en quatre lignes à la fin du service.
| Produit | Prix | Comptage (bâtons) | Total |
|---|---|---|---|
| Café | 1,50 € | ||
| Thé | 1,50 € | ||
| Bière pression | 3 € | ||
| Verre de vin | 2,50 € | ||
| Soda | 2 € | ||
| Eau | 1 € | ||
| Sandwich | 4 € | ||
| Part de gâteau | 2 € |
Une buvette se tient au bâton
Personne ne saisit une vente de café dans un logiciel un soir de fête. Ce qui fonctionne tient dans une feuille scotchée sur le comptoir, un stylo, et cinq minutes de comptage à la fermeture.
Le comptage à la vente, pas à la fin
Un bâton par verre servi, tracé au moment où l'on encaisse : c'est la seule méthode qui survit au coup de feu de vingt-deux heures. Reconstituer les ventes en fin de service à partir des bouteilles vides donne un ordre de grandeur, jamais un chiffre.
Les paquets de cinq bâtons se recomptent vite et se vérifient à deux. C'est ce qui permet, le lendemain, de dire combien de cafés ont été vendus sans que personne n'ait à s'en souvenir.
Afficher les prix, et s'y tenir
La feuille sert d'abord de tarif : elle est lisible depuis l'autre côté du comptoir, ce qui coupe court aux négociations et aux prix approximatifs quand trois bénévoles se relaient au service.
Des prix ronds, ou à cinquante centimes près, font gagner un temps considérable. La monnaie rendue est la première cause de file d'attente dans une buvette associative, avant même la pression qui mousse.
Le fond de caisse et l'écart
Comptez le fond de caisse avant l'ouverture, devant témoin, et notez-le. Sans ce chiffre de départ, la recette calculée en fin de service ne veut rien dire, et l'écart devient impossible à interpréter.
Un écart de quelques euros est normal : monnaie rendue en trop, consommation offerte, bâton oublié. Un écart important se cherche tout de suite, pendant que les bénévoles sont encore là et se souviennent du service.
Ce que la feuille prouve après coup
Pour le trésorier, la feuille est la pièce justificative de la recette portée en comptabilité. Une somme déposée en banque sans document d'origine est une ligne que le commissaire aux comptes ou le contrôleur d'une subvention demandera.
Elle sert aussi à préparer l'année suivante : les quantités vendues par produit disent quoi commander, et surtout quoi ne pas commander. C'est la seule manière de ne pas racheter trois cartons de sirop de menthe.
Questions fréquentes
- Comment les prix sont-ils détachés ?
- Écrivez le produit et son prix sur la même ligne, par exemple « Café 1,50 ». La feuille reconnaît le nombre final et le place dans la colonne des tarifs, aligné avec les autres.
- Combien de produits peut-on afficher ?
- Jusqu'à quatorze. La hauteur des lignes s'ajuste pour que la feuille tienne sur une page, relevé de caisse compris.
- Faut-il une feuille par service ?
- Oui, et par point de vente. Deux comptoirs sur la même manifestation se comptent séparément, sinon l'écart de caisse ne s'impute à personne et ne s'explique plus.
- Une buvette associative doit-elle déclarer ses ventes ?
- Les buvettes temporaires relèvent d'une autorisation municipale et d'un régime propre selon les boissons servies. La feuille organise le service et la recette ; elle ne remplace pas la demande d'autorisation.