Liste d'invités
Une ligne par foyer, pas par personne : le nombre de couverts se lit en additionnant une colonne, pas en recomptant la liste.
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Compter des foyers, pas des noms
La liste d'invités est le document dont dépendent tous les autres : le devis du traiteur, le nombre de chaises, le plan de table. Elle se tient par foyer, avec un nombre de personnes en face, sinon le total change à chaque relecture.
Une ligne par invitation envoyée
Un couple avec deux enfants reçoit une invitation, pas quatre : c'est une ligne, avec quatre dans la colonne des personnes. Cette règle simple évite le double comptage, qui est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse quand le traiteur facture au couvert.
Le total se lit alors en additionnant une seule colonne, à n'importe quel moment de l'organisation. Une liste tenue par personne oblige à recompter la page entière chaque fois qu'une réponse arrive.
La réponse, puis la relance
Trois états suffisent : rien, oui, non. Écrivez la date à laquelle la réponse est arrivée plutôt qu'une croix — c'est ce qui permet, un mois avant, de savoir depuis combien de temps un foyer n'a pas répondu.
La colonne relance sert à ne pas relancer deux fois les mêmes et à ne jamais oublier les autres. Comptez qu'un tiers des invités ne répond pas spontanément : la relance n'est pas un signe d'impatience, c'est une étape prévue.
Les régimes se demandent avec la réponse
Allergies, régimes, repas enfants : c'est au moment où l'invité confirme qu'il faut poser la question, pas trois jours avant quand le traiteur réclame un chiffre définitif. La colonne se remplit donc en même temps que la réponse.
Notez les intolérances précisément — « sans gluten » et « végétarien » ne se cuisinent pas de la même façon. Une mention vague oblige à rappeler l'invité, ce qui coûte plus cher que d'écrire trois mots de plus.
Du tableau au plan de table
La colonne « table » se remplit à la fin, quand les réponses sont stabilisées, et elle sert de passerelle vers le plan de table. Reporter les numéros ici plutôt que sur un plan séparé évite d'oublier un foyer arrivé tardivement.
Gardez cette feuille jusqu'au jour même : elle sert à l'accueil, aux appels de dernière minute et au comptage final avec le traiteur. C'est le document qui répond le plus vite à la question « combien sommes-nous ? ».
Questions fréquentes
- Combien de foyers par page ?
- Une vingtaine en portrait. La liste se poursuit sur les pages suivantes avec une numérotation continue, jusqu'à cent cinquante foyers.
- Faut-il une ligne par enfant ?
- Non, sauf si les enfants sont invités séparément. Comptez-les dans la colonne des personnes du foyer et signalez le repas enfant dans la colonne des régimes.
- Peut-on s'en servir pour un anniversaire ou une inauguration ?
- Oui. Décochez la colonne « table » pour un événement debout, et gardez la relance : c'est la colonne qui sert le plus, quel que soit le type d'invitation.
- Les noms des invités sont-ils enregistrés quelque part ?
- Non. Vous ne saisissez ici que le cadre de l'événement ; les noms s'écrivent à la main sur la feuille imprimée, et rien ne quitte votre navigateur.