Liste d'invités

Une ligne par invitation envoyée

Un couple avec deux enfants reçoit une invitation, pas quatre : c'est une ligne, avec quatre dans la colonne des personnes. Cette règle simple évite le double comptage, qui est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse quand le traiteur facture au couvert.

Le total se lit alors en additionnant une seule colonne, à n'importe quel moment de l'organisation. Une liste tenue par personne oblige à recompter la page entière chaque fois qu'une réponse arrive.

La réponse, puis la relance

Trois états suffisent : rien, oui, non. Écrivez la date à laquelle la réponse est arrivée plutôt qu'une croix — c'est ce qui permet, un mois avant, de savoir depuis combien de temps un foyer n'a pas répondu.

La colonne relance sert à ne pas relancer deux fois les mêmes et à ne jamais oublier les autres. Comptez qu'un tiers des invités ne répond pas spontanément : la relance n'est pas un signe d'impatience, c'est une étape prévue.

Les régimes se demandent avec la réponse

Allergies, régimes, repas enfants : c'est au moment où l'invité confirme qu'il faut poser la question, pas trois jours avant quand le traiteur réclame un chiffre définitif. La colonne se remplit donc en même temps que la réponse.

Notez les intolérances précisément — « sans gluten » et « végétarien » ne se cuisinent pas de la même façon. Une mention vague oblige à rappeler l'invité, ce qui coûte plus cher que d'écrire trois mots de plus.

Du tableau au plan de table

La colonne « table » se remplit à la fin, quand les réponses sont stabilisées, et elle sert de passerelle vers le plan de table. Reporter les numéros ici plutôt que sur un plan séparé évite d'oublier un foyer arrivé tardivement.

Gardez cette feuille jusqu'au jour même : elle sert à l'accueil, aux appels de dernière minute et au comptage final avec le traiteur. C'est le document qui répond le plus vite à la question « combien sommes-nous ? ».

Relancer sans harceler

Un tiers des invités ne répond pas à la première demande, quel que soit le canal. Ce n'est pas de l'impolitesse : c'est le délai entre la réception et le moment où l'on sait si l'on sera disponible. La colonne de relance existe pour transformer ce constat en méthode plutôt qu'en agacement.

Une relance à trois semaines de l'échéance, une seconde à dix jours, et un appel téléphonique pour les derniers : c'est ce qui fonctionne. Notez la date de chaque relance sur la ligne, sinon vous relancerez deux fois les mêmes et jamais les autres — et un invité relancé trois fois en dix jours répond souvent non.

De la liste au nombre de couverts

Le chiffre que le traiteur attend n'est pas le nombre d'invitations envoyées mais le nombre de personnes à table, enfants compris, prestataires compris quand ils déjeunent sur place. Ces trois totaux diffèrent toujours, et les confondre est l'erreur qui coûte le plus cher sur un devis au couvert.

Comptez donc en trois temps : les foyers invités, les personnes attendues, les couverts à servir. La feuille suit les deux premiers ; le troisième s'écrit en pied de liste, une fois les réponses closes, et c'est celui qu'on communique.

Ce que le formulaire demande, et pourquoi

Foyers à lister

Le nombre de lignes imprimées. Comptez en foyers plutôt qu'en personnes : c'est une invitation par foyer que l'on envoie, et une réponse par foyer que l'on reçoit.

Colonne régime et allergies

À demander en même temps que la réponse, jamais après. Une fois les réponses closes, relancer quatre-vingts personnes pour connaître leurs régimes est une seconde campagne complète, que personne n'a le temps de mener.

Colonne table

Elle se remplit en dernier, quand les réponses sont closes, et fait le lien avec le plan de table. La remplir trop tôt oblige à tout recommencer au premier désistement, qui arrive toujours.

Colonne relance

La date de la dernière relance envoyée, pas une simple case cochée. C'est la date qui dit s'il est temps de relancer à nouveau, et qui évite d'appeler quelqu'un relancé la veille.