Feuille d'émargement
Le nombre de participants attendus fixe le nombre de lignes et de feuilles ; le quorum se calcule tout seul.
| N° | Nom et prénom | Qualité | Pouvoir donné à | Signature |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| 10 | ||||
| 11 | ||||
| 12 | ||||
| 13 | ||||
| 14 | ||||
| 15 | ||||
| 16 | ||||
| 17 |
| N° | Nom et prénom | Qualité | Pouvoir donné à | Signature |
|---|---|---|---|---|
| 18 | ||||
| 19 | ||||
| 20 | ||||
| 21 | ||||
| 22 | ||||
| 23 | ||||
| 24 | ||||
| 25 | ||||
| 26 | ||||
| 27 | ||||
| 28 | ||||
| 29 | ||||
| 30 | ||||
| 31 | ||||
| 32 | ||||
| 33 | ||||
| 34 |
| N° | Nom et prénom | Qualité | Pouvoir donné à | Signature |
|---|---|---|---|---|
| 35 | ||||
| 36 | ||||
| 37 | ||||
| 38 | ||||
| 39 | ||||
| 40 |
La preuve que la réunion a eu lieu
Une feuille d'émargement ne sert à rien tant que personne ne la conteste, et à tout le jour où quelqu'un le fait. C'est la pièce qui établit qui était là, en quelle qualité, et si l'assemblée pouvait délibérer.
Ce qu'une feuille doit porter
Le nom de l'association, l'objet exact de la réunion, la date, l'heure et le lieu : sans ces quatre mentions, la feuille signée ne prouve rien, puisqu'elle pourrait se rapporter à n'importe quelle séance. Elles figurent en tête, avant la première signature.
Vient ensuite une ligne par participant, avec son nom et sa signature. La numérotation des lignes n'est pas décorative : elle permet de compter les présents en un coup d'œil et de repérer une feuille dont il manque une page.
Le quorum se compte avant, pas après
La plupart des statuts exigent la présence de la moitié des membres plus un pour qu'une assemblée générale ordinaire délibère valablement. L'encadré affiche ce seuil à partir de l'effectif que vous saisissez, et laisse les trois cases à remplir : présents, pouvoirs, total.
Vérifiez la règle dans vos propres statuts avant de vous fier au calcul : certaines associations retiennent le tiers, d'autres n'imposent aucun quorum en seconde convocation. Le nombre affiché est le plus répandu, pas une obligation légale — la loi de 1901 ne fixe rien en la matière.
Les pouvoirs, sur la même feuille
La colonne « pouvoir donné à » évite la liasse parallèle de procurations qu'on ne retrouve plus au moment du dépouillement. Le mandataire signe sur sa propre ligne, et note à côté le nom de celui qu'il représente.
Gardez les mandats écrits agrafés derrière la feuille : la colonne dit qui vote pour qui, le mandat prouve que le mandant l'a voulu. Les deux ensemble suffisent à répondre à une contestation, séparés ils s'annulent.
Plusieurs pages, une seule feuille
Au-delà de ce que la page porte, la numérotation continue d'une feuille à l'autre : la ligne 31 est la première de la deuxième page, pas une nouvelle ligne 1. C'est ce qui permet de reconstituer l'ordre si les feuilles se séparent sur la table d'accueil.
Chaque page reprend l'en-tête complet. Une feuille d'émargement dont la deuxième page ne porte ni date ni intitulé n'est qu'une liste de signatures, et se conteste aussi facilement.
Après la réunion
Le président et le secrétaire de séance certifient la feuille en la signant en bas, ce qui la transforme en annexe du procès-verbal. Ce geste de dix secondes est ce qui lui donne sa valeur probatoire.
Conservez-la avec le procès-verbal correspondant, pas dans un classeur séparé. En cas de contrôle, de litige entre membres ou de demande de subvention, c'est le couple procès-verbal et émargement qui est demandé, jamais l'un sans l'autre.
Questions fréquentes
- Combien de lignes la feuille contient-elle ?
- Autant que la page en porte, une vingtaine environ. Au-delà, la feuille se poursuit sur une deuxième page, puis une troisième, avec une numérotation continue : c'est le nombre de participants attendus qui décide.
- Le quorum affiché est-il celui de mon association ?
- Il applique la règle la plus courante, la moitié des membres plus un. Vos statuts font foi : s'ils retiennent un autre seuil, décochez l'encadré et notez le vôtre à la main.
- Peut-elle servir pour une formation ?
- Oui. Changez l'intitulé, décochez l'encadré de quorum et gardez la colonne qualité pour distinguer stagiaires et intervenants. Une feuille de présence de formation demande les mêmes mentions.
- Faut-il une feuille par demi-journée ?
- Pour une formation, oui : la présence se prouve par séance, et un financeur refuse une feuille unique couvrant trois jours. Pour une assemblée générale, une seule feuille suffit.