Documents pour la vie associative

Les documents que réclame la vie statutaire

Une assemblée générale se tient sur deux pièces : la feuille d'émargement, qui établit le nombre de présents, et les pouvoirs, qui rattachent les absents à un mandataire. Ensemble, elles servent à calculer le quorum, et c'est à elles que se réfère quiconque conteste une délibération. Les deux modèles sont ici, avec l'encadré de quorum et la mention manuscrite que les statuts exigent le plus souvent.

Le registre de prêt de matériel relève de la même logique : ce n'est pas de la paperasse, c'est ce qui permet de savoir qui détient la sono trois mois plus tard, et de rendre une caution sans discussion.

Coordonner une manifestation sans tableur partagé

Un planning de bénévoles affiché à l'entrée du local est lu par des gens qui n'ouvriront jamais le lien qu'on leur a envoyé. Il se corrige au stylo quand quelqu'un se désiste, ce qu'aucun tableur en ligne ne permet aussi vite, et il se photographie pour être renvoyé au groupe le soir même.

Les feuilles de buvette et d'inscription à un vide-grenier suivent le même principe : des colonnes prévues pour être remplies debout, dans le bruit, par plusieurs personnes qui se relaient — avec le comptage en bâtons et le relevé de caisse en fin de service.

Émargement, pouvoirs, quorum : la chaîne qui tient une assemblée

L'ordre est toujours le même, et il ne souffre pas d'approximation. On recense les membres à jour de cotisation, on fait signer les présents à l'entrée, on collecte les pouvoirs des absents, puis on additionne les deux pour vérifier que le quorum prévu par les statuts est atteint. Ce n'est qu'ensuite que la première résolution peut être mise au vote.

La plupart des contestations ne portent pas sur le vote lui-même mais sur cette arithmétique : un pouvoir non daté, une signature manquante, un mandataire qui en détient plus que les statuts ne l'autorisent. Les documents de cette catégorie réservent la place de chacune de ces mentions, parce qu'une case vide se remarque quand une ligne absente ne se remarque jamais.

Le nombre maximal de pouvoirs par mandataire, le taux de quorum et la majorité requise ne sont pas des règles générales : ils sont écrits dans vos statuts, et eux seuls font foi. Le générateur vous laisse les saisir plutôt que de les supposer, précisément pour cette raison.

Ce qu'il faut garder, et pourquoi

Les feuilles d'émargement et les pouvoirs se conservent avec le procès-verbal de l'assemblée qu'ils ont servi à tenir : séparés, ils ne prouvent plus rien. Une pochette par assemblée, rangée avec les comptes de l'exercice correspondant, suffit — et se retrouve en quelques secondes le jour où une subvention, un contrôle ou un changement de bureau les réclame.

Les documents d'exploitation — planning de bénévoles, relevé de buvette, inscriptions à un vide-grenier — ont une durée de vie plus courte, mais ils valent d'être gardés une saison. C'est ce qui permet, l'année suivante, de savoir combien de bénévoles il a réellement fallu, à quelle heure l'affluence est arrivée, et combien de fonds de caisse prévoir.