Budget d'événement
Les postes viennent du type d'événement, les quatre colonnes disent où en est chacun : ce qui est prévu, signé, payé, et ce qui reste.
| Poste | Budget prévu | Devis signé | Déjà versé | Reste à payer |
|---|---|---|---|---|
| Lieu et location | ||||
| Traiteur et boissons | ||||
| Tenues | ||||
| Alliances | ||||
| Photographe et vidéo | ||||
| Musique et DJ | ||||
| Fleurs et décoration | ||||
| Faire-part et papeterie | ||||
| Coiffure et maquillage | ||||
| Transport et hébergement | ||||
| Cérémonie | ||||
| Imprévus | ||||
| Total |
Un budget se tient en quatre colonnes
Le montant prévu ne suffit pas à savoir où l'on en est. Ce qui compte, c'est l'écart entre ce qu'on avait prévu, ce qu'on a signé, ce qu'on a déjà payé et ce qui tombera encore — et cet écart tient dans un tableau.
Prévu, signé, versé : trois chiffres différents
Le budget prévu est une intention, le devis signé un engagement, le versement un décaissement. Confondre les trois est la manière la plus rapide de découvrir, trois semaines avant, que la trésorerie ne suit pas alors que le budget est tenu.
La colonne « reste à payer » est celle qu'on relit : c'est la somme qu'il faudra sortir d'ici l'événement. Elle se recalcule à la main, à chaque devis signé, et c'est très bien ainsi — l'écrire fait réfléchir.
Les postes qui débordent toujours
Sur un mariage, la restauration représente le plus gros poste et le plus élastique : le prix par convive multiplie chaque décision par le nombre d'invités. Réduire la liste d'invités agit sur le budget plus sûrement que négocier trois prestataires.
Sur une manifestation associative, ce sont l'assurance, les redevances de diffusion musicale et la sécurité qui surprennent, parce qu'elles n'apparaissent qu'au moment des démarches. Elles sont pré-imprimées ici pour cette raison.
Garder une ligne d'imprévus
Dix pour cent du total, jamais moins : c'est ce qui absorbe la table supplémentaire, la pluie qui impose une location de barnum, le taxi de dernière minute. Un budget sans ligne d'imprévus n'est pas prudent, il est incomplet.
Si l'enveloppe est ferme, l'ajustement se fait sur les postes de confort, pas sur l'imprévu. C'est la ligne qu'on garde jusqu'au bout, et qu'on ne dépense qu'après l'événement, s'il en reste.
Un tableau tenu au crayon
Les chiffres bougent : un devis remplace une estimation, un acompte part, un prestataire change. Le crayon rend le tableau réutilisable pendant des mois là où un fichier tenu par une seule personne devient vite obsolète pour les autres.
Affiché ou glissé dans le classeur de l'organisation, il donne à tous ceux qui participent la même vision. Dans une association, c'est aussi ce que le trésorier présentera pour justifier les décisions prises en cours de préparation.
Questions fréquentes
- D'où viennent les postes du tableau ?
- Du type d'événement choisi : mariage, anniversaire, manifestation associative ou séminaire n'ont pas les mêmes lignes de dépense. Vous pouvez en ajouter jusqu'à quatre, qui se glissent avant la ligne d'imprévus.
- Les totaux sont-ils calculés ?
- Non, la dernière ligne est celle du total et se remplit à la main. Un budget qu'on additionne soi-même est un budget qu'on relit : c'est le moment où l'on repère la ligne oubliée.
- Peut-on suivre les recettes aussi ?
- Pour une manifestation associative, ajoutez un poste « recettes attendues » et notez-le en négatif, ou imprimez deux feuilles, l'une pour les dépenses, l'autre pour les entrées. Le tableau ne mélange pas les deux sens.
- Combien de postes tiennent sur la feuille ?
- Jusqu'à seize, ligne de total comprise. La hauteur des lignes s'ajuste pour que l'ensemble tienne sur une page, avec ou sans encadré d'enveloppe.